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도서관 사서로 근무했던 경험이 있거나, 문헌정보학과를 전공하지 않은 사람이라면 무사히 무료 도서 관리 프로그램을 설치했더라도 무엇부터 손대야 할지, 모든 기능을 꼭 사용해야 하는 건지, 중간 중간 나오는 이상한 용어들은 무엇인지 도통 답답한 경우가 있을 수 있다.
 
이런 배경하에 무료 도서 관리 프로그램 OpenBiblio를 중심으로 주요한 업무 처리 흐름(Process)과 용어들을 소개하고자 한다.
 
작은 도서관이라도 도서관을 운영하는 입장에서 관리해야할 정보를 보면 아래와 같은데

  • 도서관 자체의 정보(이름, 주소, 연락처등)
  • 목록(Catalog)과 사본(Copy) 정보
  • 회원 정보


를 기반으로 책의 대출/반납 관리, 목록의 온라인 검색 서비스 제공, 도서관 간의 정보 교환 등이 이루어 진다.
 
 

도서관 정보 설정


OpenBiblio>관리자 탭>도서관 기본정보 설정을 통해서 도서관이름과 운영시간, 로고, 연락처등을 설정할 수 있다.





설정에서 도서관 이름 대신 로고 이미지만 출력을 선택하면 웹사이트 상단에 도서관 이름 대신 로고만 출력한다.

 

검색 결과에 들어갈 숫자는 한 페이지당 보여질 검색 결과의 항목수로 목록 검색에서는 목록의 개수, 회원 검색에서는 회원수가 될것이다.
 
온라인 검색(OPAC)주소는 기본값으로 지정되어 있는 ../opac/index.php를 그대로 두고 사내나 기타 조직에 도서관 프로그램을 설치한 다음 여러 사람에게 도서관 내의 목록 검색 서비스 제공할 경우 이 웹주소를 링크 하거나 알려주면 된다. 결국, 도서관리 프로그램은 도서 관리를 담당하는 사람을 위한 기능이 대부분이고 일반인을 대상으로 하는 것은 온라인 검색(OPAC)이 거의 유일하다고 할 것이다. 온라인 검색도 목록을 검색해 주지만 개인별 대출 내역 검색이나 예약을 직접 해주지는 않는다.(이 부분은 기능을 추가해도 좋을 듯하다) 
 
세션유효시간은 로그인 이후 웹브라우저에서 별다른 액션이 없을때 어느 정도의 시간이 지나면 자동 로그아웃 시키는데 시간이 길면 로그인을 다시 하지 않아도 되는 편한 장점이 있지만 보안이 취약해 지므로 사이트에 맞게 설정한다.

기록 보관 기간은 각 회원별 대출/반납 기록등의 보관 기간을 의미하는 것으로 지정한 기간이 지난 자료들은 자동 삭제될 수 있으므로 보고서등의 기초 자료가 필요한 경우 미리 백업해둘 필요가 있다.
 
벌금 한도를 넘어서면 대출 제한을 체크하면 각 회원 유형별 벌금 한도를 넘어서면 시스템이 대출을 자동으로 막는다. 회원 유형별 벌금 한도는 아래의 그림과 같이 OpenBiblio>관리자 탭>» 회원 유형별 설정에서 처리할 수 있다. 




 
최대 예약 가능 기간은 이미 대출된 책을 예약할 경우 예약의 최대 유효 기간으로 해당 기간이 지나면 예약은 자동 삭제되어 의미가 없게 된다.

인코딩은 반드시 utf-8로 유지해야 한다.(한국어 번역을 적용하는 경우)

 

목록관리



목록관리는 도서관 또는 도서 관리의 핵심이라 할 수 있는 부분이다. 어떤 책이나 CD/DVD가 있는지 관리하는 것으로 목록(Catalog)과 사본(Copy)의 개념을 꼭 이해해야만 한다.
 
목록(Catalog)은 도서나 CD/DVD의 정보에 해당하는 것으로 책제목, 저자, 출판사, 분류등이 있다. 특정 책에 대해서 어떤 도서관이나 서점을 가도 그 정보에는 차이가 없으므로 도서관 사이의 정보 교환도 이 목록 정보가 핵심이 된다. 단, 목록 정보는 말그대로 정보에 국한되고 실제로 그것을 소유 또는 점유하고 있지 않을 수도 있다.
 
목록이 책의 정보에 해당한다면 사본(Copy)은 목록의 실제 존재를 의미하는 것으로 대출, 반납, 예약, 대출 연장등의 모든 행위는 이 사본(Copy)을 그 대상으로 한다. 한 도서관에 동일한 여러권의 책이 존재할 수 있는 것 처럼 한 목록에 대하여 여러개의 사본이 존재할 수 있다. 아래의 그림은 목록 검색의 예로 대출/반납,예약 등의 기능이 사본 들에 배치된 것을 확인할 수 있다.

 
국제적으로 목록 정보를 체계적으로 관리하기 위한 표준을 정해서 사용하고 있는데 그 시초는 미의회 도서관이 1960년대에 시작한 MARC (MAchine-Readable Cataloging http://en.wikipedia.org/wiki/MARC_standards 참조)로 현재 널리 사용되고 있는 것은 1999년 US MARC와 Canadian MARC를 조합한 MARC21을(http://www.loc.gov/marc/) 널리사용하고 있고 유럽은 UNIMARC를 사용하고 있다.
 
우리나라의 경우에는 국립중앙도서관을 주축으로 한국문헌자동화목록 KORMARC(http://www.nl.go.kr/kormarc/c2/page1.jsp 참조)를 제정하여 체계적인 목록관리와 도서관 간 정보교환의 기반을 마련했다. 국립중앙도서관에서 KORMARC 정보를 파일로도 제공하고 있는데 "통합서지용 KORMARC(간략판)"(http://www.nl.go.kr/kormarc/c4/page1.jsp)을 다운로드 받으면 개략적인 구조를 파악할 수 있다.
 
OpenBiblio는 USMARC를 기반으로 개발되었는데, KORMARC는 USMARC를 기반으로 했으므로 상호 연계성이 높다. 아래의 화면은 OpenBiblio의 USMARC기반 목록 관리를 KORMARC 기반으로 전환한 다음 MARC 항목 추가시 나오는 "MARC 항목 검색기의 화면이다"

 

 
위의 그림과 같이 MARC에는 목록관리를 위한 수많은 정보가 있지만, 모든 목록에 모든 항목을 입력하지는 않는다. OpenBiblio에서는 아래의 그림과 같이 MARC항목중 핵심되는 몇가지를 기본적으로 입력하도록 하고 있고
(그것도 필수 항목은 자료종류, 자료분류, 청구번호, 본표제, 개인명 정도이다) 

 

부가적인 항목은 MARC(KORMARC) 중에서 선택하여 입력할 수 있도록 한다. 아래의 그림은 특정 목록에 MARC 항목 검색기를 통해서 항목을 추가 입력하는 예제이다.


 

자료 종류에 따라서는 기본 정보외에도 자료 종류별 특징에 따라 항상 입력하는 부가 항목이 있을 수도 이런 경우에는 아래의 화면과 같이  OpenBiblio>관리자탭>» 자료 종류에서 자료 종류별 추가 MARC 항목을 지정해 둘수 있다. 이렇게 자료 종류별로 부가 MARC 항목을 지정해 두면 추후 관련 자료 종류의 목록 추가시 손쉽게 정보를 입력할 수 있게 된다.


 

목록 관리에 비하면 사본 정보는 아래의 그림과 같이 단촐하다. 



 


 자동 생성 체크 박스를 체크하고 저장을 누르면 내부에 정의되어 있는 자동 생성 규칙에 따라 유일한 바코드 번호를 생성한다.

 
사본의 바코드를 손으로 나름 입력할수도 있지만 시스템 내부에서 자동 생성하도록 하면 목록 정보의 내부 관리 번호 5자리(0을 앞으로 채움)와 내부 사본 관리 번호를 가지고 사본 바코드 번호를 자동으로 생성해 준다.
 
목록 관리와 사본 관리에 있어 한가지 주의할 점은 목록 정보 생성후 사본정보를 만들어 주어야 도서관 정보 관리에 혼란이 없다는 것이다. 목록 생성후에는 바로 사본 생성으로 연결 될 수 있도록 한다.
 
다만 목록 정보를 일일이 입력하는 것이 어려운 만큼 OpenBiblio에서는 타 도서관에서 내려받은 MARC기반의 목록 파일을 일괄 입력하는 기능을 제공하고 있다. 이 경우에도 목록 정보는 일괄 입력할 수 있지만 사본 정보는 없으므로 대출/반납 처리를 위해서는 반드시 사본 정보를 추가해 주어야 한다. 목록 일괄 입력은 OpenBiblio>목록관리탭>» 목록 일괄 입력에서 아래의 화면과 같이 수행할 수 있다.


 

 

 
사본의 상태는 서고부터 대출등 여러 가지로 변경 될 수 있는데 각 상태에 대한 설명은 아래와 같다.

상태 설명
서고 사본이 서고에 꽂혀있고 대출 가능함.
대출 특정 회원에게 대출한 상태.
예약대기 목록이 특정 회원에게 예약된 상태.
수거카트 서고에 꽂히기전 수거카트에 올려진 상태.
파손/수리 손상으로 인하여 수리중에 있음.
전시 전시중으로 대출 불가능함.
분실 분실로 대출 불가능함.
대여 목록 대여한 상태.
주문 주문했으나 아직 도착하지 않음.


 
OpenBiblio 각 탭 별로 처리할 수 있는 기능에 약간의 차이가 있는데 다음은 각 기능 탭별로 사본의 상태에 변화에 주는 작업에 대한 설명을 나타낸 것이다.

 

사본 바코드 번호를 부여하면 바코드 번호를 인쇄하여 테이프로 책에 붙이거나 스티커용지(라벨 용지)에 바코드를 인쇄하여 책에 붙여 놓으면 대출/반납 등의 관리가 용이할 것이다. 사본 바코드 인쇄는 OpenBiblio>보고서/도구 탭에서 사본검색이나 취득현황으로 적절한 대상을 출력한다음 아래와 같은 출력 결과 화면에서 좌측에 있는 "라벨" 메뉴를 클릭하면 PDF형태로 바코드가 포함된 라벨을 손쉽게 인쇄할 수 있다.







 
"라벨"을 클릭하면 위의 그림과 같은 바코드 포함 라벨을 출력하고 "리스트 인쇄" 메뉴를 클릭하면 검색 결과를 보고서 형태로 출력해 볼 수 있다. 사본 라벨 출력은 용지당 20개를 출력할 수 있고 라벨지 특성에 따라 배치등은 수정할 수 있고, 이미 사용했던 라벨이 있는 용지에 인쇄할 경우에는 사용 라벨 개수를 뛰어 넘어서 인쇄를 시작할 수 있도록 지정할 수 있다.


바코드를 사용하지만 대출 및 반납 건수가 많은 경우에는 해당 내역을 텍스트 파일에 입력하여 일괄로 대출 및 반납을 처리할 수도 있다. OpenBiblio>대출/반납 탭>일괄 대출/반납에서 일괄처리 안내서를 따라 손쉽게 작업할 수 있다.



 

회원관리(대출/반납처리)



사람에 대한 정보로 두가지가 있는데 관리자의 정보 및 권한을 부여받는 스태프가 있고, 목록을 대출/반납하는 사용자인 회원관리가 있다.
스태프는 OpenBiblio>관리자 탭>» 스태프 관리에서 각 기능 탭의 사용 권한등을 부여 받을 수 있다.
 



 

OpenBiblio에서는 회원이 직접 아이디를 만들고 로그인하는 체계가 아니라 도서관 담당자가 누구에게 책을 대출 했고 반납 받았는가 등을 관리하기 위한 정보로(추후 이 부분을 개선하면 더욱 편리할 것 같다는 생각이 든다) 회원 관리를 수행한다. 그러므로 시스템 관리 스태프가 아닌 이상 일반 회원들은 관리시스템에 접근할 수도 없고 로그인을 제공하지도 않는다.
 
OpenBiblio>대출/반납 탭에서 회원정보 검색, 수정, 추가 및 대출/반납/예약 등의 작업을 수행한다. 회원 정보를 생성할 때는 각 회원별로 카드번호를 부여하여 바코드로 손쉽게 회원 검색 및 후속 작업을 할 수 있도록 한다. 등록한 회원 정보를 기반으로 바코드를 포함한 회원카드나 아이디 카드를 발급하려면 OpenBiblio>보고서/도구 탭에서 회원검색후에 결과창에서 좌측에 있는 회원카드(10매), 아이디카드(3매) 메뉴를 클릭하면 바코드가 포함된 회원카드나 아이디카드를 인쇄할 수 있다.
 




 


사본의 대출, 반납, 예약, 대출 연장, 예약 취소 등의 모든 작업은 회원 정보 페이지에서 이루어 진다. 회원 검색 후 작업을 처리할 회원의 이름을 클릭하여 나온 회원 정보 페이지에서 의도한 작업을 수행 하면 된다.

 
만약에 회원이 아직 지급하지 않은 미결제 금액이 있으면 상단에 해당 잔액을 표시해준다. 회원정보 상세 화면에는 위의 그림과 같이 회원정보, 대출 현황, 예약 현황등과 함께 대출, 반납, 예약, 대출 연장, 예약 취소등의 작업을 할 수 있는 기능 버튼들이 배치되어 있다.
 
반납, 대출 연장, 예약 취소 등은 사본정보에 회원 정보가 연관되어 있기 때문에 반납 메뉴에서 사본의 바코드를 입력하는 것만으로 간단하게 처리할 수 있다.
  
각 회원별로 반납일을 초과하여 반납하여 지연수수료를 징수하게 되는데, 이러한 수수료의 입출 관리를 회원 단위로 계좌 관리한다.
 


 

자료분류 단위의 반납 기한 및 지연수수료는 OpenBiblio>관리자 탭>» 자료 분류에서 지정할 수 있다.




온라인 검색 서비스(OPAC)



온라인 검색(OPAC)은 도서관 관리 스태프가 아니어도 손쉽게 도서관의 전체 목록(목록중에서 비공개로 한것은 제외)을 검색할 수 있도록 해주는 서비스로 키워드, 주제, 제목, 저자, 청구기호 등으로 검색할 수 있다.


 


온라인 검색은 각 페이지 하단에 있는 "온라인 검색(OPAC)" 링크를 클릭하여 사용할 수 있다. 검색 단어에 아무것도 입력하지 않고 "검색"을 누르면 목록 전체를 보여줍니다. 온라인 검색 결과는 관리자의 목록관리 검색과 유사한 결과를 보여주지만 대출/반납, 예약과 같은 기능 버튼은 제공하지 않는다.(추후 일반 회원의 로그인과 함께 예약 및 기타 서비스 신청을 추가하는 것도 좋을것 같다)


현재 많은 도서관들은 웹을 통하여 도서 정보를 검색할 수 있도록 서비스를 제공해 주고 있는데 이와 관련한 표준 프로토콜도 존재한다.
 
대표적인 표준이 Z39.50으로(http://en.wikipedia.org/wiki/Z39.50 참조) 1970년대부터 개발되기 시작하여 도서관의 정보 검색이나 개인의 도서 정보 검색에 활용되고 있고, 미국의 의회도서관이나(http://www.loc.gov/z3950/ 참조) 우리나라의 국립 중앙도서관이나(http://www.nl.go.kr/kolisnet/faq/faq.php 참조) 한국교육학술정보원(KERIS http://unicat.riss.kr/install_z3950.jsp 참조)등에서도 z39.50 서버를 운용하고 있다.
 
z39.50이 클라이언트/서버 방식의 프로토콜을 채용하고 있으므로 서버 운용 기관에서 서비스하는 도메인이나 IP주소와 포트 번호(일부 기관은 아이디도 요구함)를 알면 z39.50 클라이언트로 손쉽게 정보를 검색할 수 있다. 
 
z39.50 클라이언트는 리눅스에서는 yaz-client라는 커맨드라인 도구를 사용할 수 있고, 윈도우에서는 BibDataZU(http://www.bibdata.com/)과 Mercury Z39.50 Client(http://www.basedowinfosys.com/projects/mzc/download 에서 다운로드) 등을 사용할 수 있다. 다음은 Mercury Z39.50 Client 1.3을 이용해서 미국 국회도서관과 한국의 국립중앙도서관에 "tcp/ip"를 제목으로 하는 목록을 검색한 결과이다.


 

Z39.50 Client 1.3에서 국립중앙도서관 z29.50 서버를 등록하려면 Edit>Options>Databases에서 아래의 화면과 같이 등록하고 검색 대상으로 선택하면 된다.




z39.50 프로토콜을 PHP에서 사용할 수 있도록한 PHP YAZ등도 있는데, 이런 프로토콜 사용이 복잡하다면 http같은 단순한 프로토콜을 사용하고 검색 결과로 XML을 받을 수 있는 OPEN-API 또는 SRU(Search/Retrieval via URL) 도 검토해볼만하다.
 
미국 국회 도서관은 http://www.loc.gov/standards/sru/ 를 참조해서 손쉽게 제작할 수 있고,
한국 국립중앙도서관은 http://www.nl.go.kr/kolisnet/openApi/guide/index.php 를 참조하면 된다.
 
OPEN-API나 SRU는 단순하게 웹브라우저 주소창에 검색할 내용을 입력하면 즉시로 검색 결과를 확인할 수 있는 방식으로 사람이 사용하기에도 쉽고 프로그래밍도 용이하다. 아래 그림은 브라우저 주소창에 http://nl.go.kr/kolisnet/openApi/open.php?page=1&search_field1=total_field&and_or_not1=NOT&value1=korean&maxCount=1000&per_page=10&collection_set=1 을 입력한 검색 결과창으로 XML 문서 결과를 확인할 수 있다. 자세한 질의 방법은 위의 SRU 및 OPEN-API 소개 문서를 참조한다. 

 



 
 (주)동운시스템 전화 041-358-3760

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